Como melhorar seu processo de recebimento e pagamento de faturas de energia?
Gerenciamento e gestão eficiente de energia andam lado a lado, já que a redução de custos é uma das principais metas das empresas. A redução de custos aparecerá de duas maneiras: a primeira com uma constante avaliação e otimização dos parâmetros que são utilizados nas faturas de energia elétrica. A segunda é ter informações para ajustar o volume de energia, os efetivamente necessário, para uma unidade operacional.
Mas como podemos melhorar esse processo de gestão de recebimento e pagamento de faturas de energia?
Para melhorar o processo de recebimento e pagamento de faturas de energia, aqui estão algumas sugestões:
Contas em geral:
1. Cadastre-se nos sites das distribuidoras para receber faturas por meios eletrônicos: Opte por receber as faturas por e-mail diretamente das distribuidoras de energia. Isso tornará o processo mais ágil, além de evitar atrasos ou extravios de papel.
2. Centralize o recebimento das faturas : Configure os e-mails nos sites das distribuidoras para recebimento em um endereço centralizado. Dê preferência a um e-mail corporativo, evitando os de profissionais específicos. Essa estratégia reduzirá os riscos de atrasos nos pagamentos. Lembrar que as pessoas saem de férias, faltam ao trabalho por doenças ou simplesmente mudam de emprego.
3. Cadastre-se para receber lembretes de vencimento: Algumas empresas de energia oferecem serviços de notificação por mensagem de texto ou e-mail para lembrar sobre as datas de vencimento das faturas. Certifique-se de se inscrever nesses serviços para evitar possíveis atrasos.
4. Mantenha cadastros atualizados: Construa instrumentos onde são mantidos atualizados os e-mails, logins e senhas utilizados para acesso para busca das faturas nos sites das distribuidoras. Armazene essas informações em local de fácil acesso e que possa ser utilizado por qualquer profissional;
7. Controle as datas de recebimento e pagamento das faturas Anote as datas aproximadas de recebimento e de vencimento das faturas. Acompanhe o recebimento das faturas para evitar atrasos nos pagamentos.
5. Analise as faturas com regularidade: Ao receber as faturas, verifique se os valores estão corretos e se não há nenhum erro. Desenvolva indicadores para facilitar essa avaliação.
Como facilitar o processo de gestão das contas nas empresas?
Quando a empresa tem somente alguns pontos de consumo de energia, a quantidade de faturas a gerenciar é pequena e pode ser feita manualmente. Na medida que o número de unidades cresce, o acompanhamento e controle do recebimento e pagamento das faturas exigirá mais esforço e profissionais dedicados a essa tarefa. Lembre-se que o atraso de pagamento de uma fatura de energia de somente um dia, gera uma multa equivalente a 2% do valor da fatura. É um custo financeiro elevado percentualmente.
Nesses casos, um sistema digital para o recebimento e gerenciamento das faturas de energia, água e gás será muito útil para reduzir custos de várias maneiras: evitando multas por atraso de pagamento; desligamentos de unidades consumidoras e utilização da equipe de profissionais para tarefas que gerem maior valor para a empresa do que buscar e acompanhar o recebimento de faturas.
A Plataforma digital ORANGE oferece um conjunto de módulos que facilita todo o processo de gestão e pagamento de faturas. Tudo começa por disciplinar o processo de recebimento das faturas, organizando e atualizando os cadastros junto às distribuidoras de energia. Para as distribuidoras em que o serviço de e-mail de faturas não é oferecido, robôts especialmente desenhados vão buscar as faturas diretamente nos sites das concessionárias.
As faturas recebidas são digitalizadas e as informações são armazenadas em banco de dados específico. Com isso, criam-se alertas para a data de recebimento das faturas, para as datas de seu vencimento e sua disponibilidade para o pagamento ser efetuado pela área financeira nos prazos adequados.
São disponíveis também integrações digitais com os ERP´s para registro digital das informações necessárias para o pagamento de cada fatura. Também, a partir das informações armazenadas, pode-se analisar automaticamente os principais parâmetros de faturamento para identificação de oportunidades de redução de despesas.
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