AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS NO SETOR DE ENERGIA.
Boa parte dos trabalhos necessários nos processos envolvendo a gestão de energia elétrica, água e gás são manuais. Os processos manuais baseados em planilhas Excel, macros e pessoas têm se apresentado como solução útil para todos os tamanhos de empresas.
No entanto, com a crescente digitalização de processos nas empresas e a necessidade de direcionar as pessoas para atividades mais estratégicas, a automatização dos processos e a redução das atividades manuais é uma prioridade.
A primeira parte desse trabalho de automação deve ser dirigida para as tarefas repetitivas, que podem bem ser exemplificadas pelo filme Tempos Modernos, em que o personagem de Chaplin é responsável por apertar parafusos repetidamente. Com a digitalização de processos, tarefas simples são realizadas em um espaço de tempo menor e com qualidade, o que traz um ganho de produtividade e posteriormente, um crescimento do lucro. Diversos exemplos podem ser citados: recebimento e pagamento de faturas; provisionamento de despesas com energia; elaboração e acompanhamento mensal do orçamento de energia e muitas outras.
Tempos Modernos
Fonte: Toda Matéria
A digitalização dos processos baseia-se na utilização de tecnologias para realização de tarefas que são previsíveis e acontecem sempre de maneira similar. Esse processo está bem desenvolvido nas áreas de manufatura, financeiro e contabilidade, que integra e padroniza diversas atividades através dos ERP´s que foram desenvolvidos com essa finalidade. Os principais ganhos são o aumento da produtividade e maior segurança nos milhões de dados que são manuseados diariamente nas empresas.
O setor de energia tem poucas ferramentas desenvolvidas para digitalização de processos. Uma das principais razões são os processos que são muito customizados em cada empresa. Por exemplo, para elaboração do orçamento de energia é desenvolvida uma planilha que contempla inúmeras situações particulares das empresas, como por exemplo, projeção do consumo de energia, projeção das tarifas e preços feitos com base em premissas internas definidas pela área financeira, e ainda metas para os gastos com esse insumo. Com isso, boa parte dos profissionais entende ser difícil desenvolver sistemas para realização dessa tarefa apesar de exigir um número elevado de horas de trabalho para sua execução. Muitas vezes, de diversos profissionais.
Assim como essa atividade descrita, muitas outras são executadas no dia-a-dia sem nos darmos conta que boa parte delas pode ser digitalizada. Pense aqui, se sua empresa está no mercado livre de energia, quantas horas seu time gasta para desenvolver um processo de compra de energia. Comece contabilizando o tempo para elaborar um “edital”, selecionar meia dúzia de fornecedores, identificar as pessoas que devem ser acessadas, elaborar os e-mails e enviar uma cotação. Depois considere o processo de identificar os e-mails recebidos, analisar as propostas, elaborar um mapa comparativo em Excel para tomar a decisão do fornecedor que será escolhido. Pense também, quantos riscos de erros ocorre nesse processo?
A Plataforma Digital Orange, oferece um conjunto de softwares destinados a ajudar você na digitalização dos processos de gestão de energia, desde a coleta dos dados de consumo, centralização das informações dos contratos – de uso do sistema e de energia, as despesas mensais, a elaboração do orçamento e os processos de compra de energia.
Como todo processo de digitalização, temos que estar preparados para “ajustar” nossos processos para aqueles que são utilizados nos softwares especializados. Também temos que investir na sua implementação e no treinamento dos profissionais que usarão a nova ferramenta. A digitalização traz uma mudança grande na cultura e nos processos de trabalho. As pessoas precisam confira nas inovações e estar preparadas para assumir novas atividades, que trazem maiores resultados para a empresa.
Os benefícios da digitalização são visíveis, uma vez que diversos fatores relevantes nos processos são otimizados e realizados com compliance e transparência. As informações ficam disponíveis para diversas áreas.
O foco objetivo texto é mostrar as vantagens de investir na digitalização dos processos que envolvem a gestão do consumo e despesas com energia, gás e água e todas as suas ramificações. O eixo principal das mudanças é a substituição de trabalhos repetitivos e previsíveis por ferramentas digitais que foram desenvolvidas na Plataforma ORANGE SYSTEM.
O uso de novas tecnologias para realização de tarefas repetitivas significa aproveitar melhor as potencialidades de cada profissional que trabalha na empresa, levando-os para atividades que requeiram maior poder analítico e identificar soluções para melhorias no negócio. O objetivo final é maior eficiência nos trabalhos, melhor qualidade nas informações para a tomada de decisão e dedicar a maior parte do esforço para a competitividade dos negócios.
Vamos apresentar abaixo alguns motivos e seus benefícios:
MAIOR SEGURANÇA E PADRONIZAÇÃO DAS TAREFAS
A automação de processos manuais estabelece também padrões para realizações de tarefas, o que permite maior segurança no quesito de que as atividades serão sempre realizadas da mesma forma, conforme esperado pela sua demanda.
A segurança provém pela ausência do fator humano na execução de todo processo (lembrando que o funcionário ainda é necessário), visto que o ser humano está sempre sujeito a distrações e erros. Ao contrário de atividades automatizadas, que são menos sujeitas a erros, demonstram maior eficiência.
CENTRALIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES E AMPLIAÇÃO DA VISÃO DO TODO
Além do acesso mais confiável as informações sobre o processo, a automação permite o compartilhamento dessas informações, facilitando o acesso por qualquer gestor ou colaborador que tiver permissão ou necessidade. A comunicação entre equipes referentes aos resultados torna-se mais abrangente e amplia a visão do todo favorecendo a análise do cenário de custos, concorrências, índices de mercado e validação de parceiros.
MENOR CUSTO, MENOR TEMPO E MAIOR PRODUTIVIDADE
A automação de processos manuais visa reduzir o tempo de produção de uma empresa, visto que a tecnologia permite que uma atividade regular seja feita em um tempo extremamente menor em comparação ao trabalho manual humano. Essa diferença de tempo é vista posteriormente na produtividade, que torna-se maior para o negócio que se dispõe das tecnologias, e também nos custos produtivos, sendo que o retrabalho posterior é evitado.
Outro fator que impacta nos custos produtivos é a necessidade de um menor número de pessoas para realizar um único processo, reduzindo custo com contratações para cargos operacionais. O funcionário pode se atualizar e passar a exercer atividades centrais para o negócio, como análises de resultados, inovação e foco no cliente, aumentando a sua produtividade e melhorando a qualidade geral do negócio.
ASSERTIVIDADE E CONFIABILIDADE NOS RESULTADOS
O impacto da automação está também na assertividade na execução dos processos.
A menor interferência humana durante o processo produtivo gera um menor número de erros durante a execução. O resultado disso é a maior confiabilidade dos dados e informações que provém desse processo, sendo ainda mais fácil o estabelecimento de metas para a sua produção.
Com relatórios e métricas mais corretas, pode-se tomar decisões pautadas nessas informações, com maiores chances de essas ações causarem impactos positivos para a sua empresa. Lembrando-se que na atualidade, dados já são um dos ativos mais valiosos para qualquer negócio.
A automação com a Plataforma ORANGE surge como solução para qualquer empresa que visa tornar-se mais dinâmica e competitiva diante do mercado atual. E a maior vantagem é que sua empresa pode contratar módulos separados de acordo com seus objetivos e ampliar futuramente a contratação de módulos complementares.
Agora que você já sabe os benefícios da automação de processos manuais para a sua empresa, por que não partir para a mudança?
Aguardamos o seu contato e teremos o maior prazer em demonstrar esses benefícios na prática.